Przejdź do treści
Etapy konkursu

Kalendarz etapów postępowania konkursowego

Postępowanie w sprawie zawarcia umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, krok po kroku. Wskaż, na którym etapie jesteś — zobaczysz, co masz już za sobą i co przygotować teraz.

Bez dat jako pewnika. Wiążące terminy (składania ofert, otwarcia, rozstrzygnięcia) podaje ogłoszenie oddziału NFZ, a terminy protestu i odwołania — ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Kolejność i treść etapów opisujemy według stanu prawnego na dzień publikacji; sprawdź aktualne przepisy i zarządzenia Prezesa NFZ.

  1. Plan zakupu i zapowiedź postępowania

    Oddział wojewódzki NFZ

    Fundusz ustala, jakie świadczenia i w jakim zakresie chce zakupić na danym obszarze. Zanim pojawi się ogłoszenie, warto śledzić komunikaty oddziału i plany zakupu świadczeń.

    Co przygotować
    • Śledź komunikaty i ogłoszenia oddziału NFZ dla swojego województwa.
    • Sprawdź, czy zakres, w którym chcesz udzielać świadczeń, będzie przedmiotem postępowania.
    • Zweryfikuj z wyprzedzeniem warunki wymagane od świadczeniodawców w zarządzeniu Prezesa NFZ dla danego rodzaju świadczeń.

    Uwaga: Harmonogram postępowań co roku może wyglądać inaczej — nie zakładaj terminów z poprzednich lat.

    Więcej: Jak zawrzeć umowę z NFZ – warunki, dokumenty i harmonogram

  2. Ogłoszenie postępowania

    Dyrektor oddziału NFZ

    Ogłoszenie określa m.in. przedmiot postępowania, miejsce i termin składania ofert, termin otwarcia ofert i rozstrzygnięcia. To od tej chwili liczą się wszystkie dalsze terminy.

    Co przygotować
    • Zapisz terminy z ogłoszenia — to one, a nie ogólne szacunki, są wiążące.
    • Pobierz materiały informacyjne o przedmiocie postępowania.
    • Ustal, kto w placówce odpowiada za ofertę i kto podpisuje dokumenty.

    Uwaga: Terminy z ogłoszenia są wiążące; po ich upływie oferty zwykle nie da się już skutecznie złożyć.

    Więcej: Konkurs ofert NFZ krok po kroku — jak przygotować ofertę na świadczenia

  3. Przygotowanie oferty

    Świadczeniodawca

    Ofertę przygotowuje się w aplikacji ofertowej NFZ według wymagań z ogłoszenia i zarządzeń Prezesa NFZ: personel, sprzęt, harmonogram, dostępność, warunki lokalowe.

    Co przygotować
    • Zbierz dane personelu, harmonogramy pracy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje.
    • Sprawdź, które kryteria oceny możesz wykazać i jakimi dokumentami.
    • Porównaj deklaracje w ofercie z rzeczywistym stanem placówki — będą weryfikowane.

    Uwaga: Deklaracje w ofercie stają się później zobowiązaniem umownym i podstawą kontroli.

    Więcej: Kryteria oceny ofert NFZ – jak zdobyć punkty w postępowaniu konkursowym

  4. Złożenie oferty

    Świadczeniodawca

    Ofertę składa się w miejscu i terminie wskazanym w ogłoszeniu, w formie wymaganej przez oddział (plik z aplikacji ofertowej i dokumenty).

    Co przygotować
    • Złóż ofertę z zapasem czasu przed upływem terminu.
    • Zachowaj potwierdzenie złożenia i kopię całej dokumentacji.
    • Sprawdź kompletność podpisów i załączników.

    Uwaga: Braki formalne mogą skończyć się odrzuceniem oferty — przejrzyj ją przed wysłaniem.

    Więcej: Konkurs ofert NFZ krok po kroku — jak przygotować ofertę na świadczenia

  5. Otwarcie ofert — część jawna

    Komisja konkursowa

    Komisja konkursowa w części jawnej m.in. stwierdza prawidłowość ogłoszenia i liczbę otrzymanych ofert oraz otwiera koperty lub pliki z ofertami.

    Co przygotować
    • Sprawdź, czy możesz uczestniczyć w części jawnej i czy warto.
    • Notuj czynności komisji — przydadzą się, jeśli zechcesz złożyć protest.

    Uwaga: W toku postępowania przysługuje protest — termin jest krótki i określa go ustawa.

    Więcej: Protest i odwołanie w konkursie NFZ — jak i kiedy złożyć

  6. Ocena ofert — część niejawna

    Komisja konkursowa

    Komisja ocenia oferty według kryteriów ustawowych: jakość, kompleksowość, dostępność, ciągłość i cena udzielanych świadczeń, w sposób określony w przepisach wykonawczych i zarządzeniach.

    Co przygotować
    • Bądź dostępny pod numerem z oferty — komisja może prosić o wyjaśnienia.
    • Przygotuj dokumenty potwierdzające deklaracje, gdyby oddział o nie poprosił.

    Uwaga: Sposób przyznawania punktów zależy od rodzaju świadczeń — opisują go aktualne przepisy, nie ogólne zasady.

    Więcej: Kryteria oceny ofert NFZ – jak zdobyć punkty w postępowaniu konkursowym

  7. Negocjacje (rokowania)

    Komisja i świadczeniodawca

    Komisja może prowadzić negocjacje ze świadczeniodawcami co do liczby i ceny świadczeń. W niektórych sytuacjach zamiast konkursu ofert prowadzi się rokowania.

    Co przygotować
    • Ustal wewnętrznie, jaki zakres i cena są dla placówki akceptowalne.
    • Przygotuj argumenty: dostępność, kolejki, sprzęt, personel.
    • Zachowaj protokół lub notatkę z negocjacji.

    Uwaga: Liczba i cena świadczeń nie są pewnikiem — ustalane są w postępowaniu.

    Więcej: Rokowania z NFZ — czym różnią się od konkursu ofert i kiedy się je prowadzi

  8. Rozstrzygnięcie postępowania

    Komisja konkursowa / oddział NFZ

    Komisja wybiera ofertę lub oferty najlepiej zapewniające udzielanie świadczeń. Rozstrzygnięcie ogłasza się w siedzibie i na stronie internetowej oddziału.

    Co przygotować
    • Sprawdź ogłoszenie o rozstrzygnięciu i wynik swojej oferty.
    • Jeśli wynik budzi zastrzeżenia, od razu zdecyduj o odwołaniu — liczy się czas.

    Uwaga: Odwołanie przysługuje w krótkim terminie od ogłoszenia rozstrzygnięcia — sprawdź aktualne brzmienie ustawy.

    Więcej: Protest i odwołanie w konkursie NFZ — jak i kiedy złożyć

  9. Protest i odwołanie (jeśli potrzebne)

    Świadczeniodawca

    Protest dotyczy czynności w toku postępowania, odwołanie — jego rozstrzygnięcia. Oba środki mają ustawowe terminy i formę; odwołanie wstrzymuje zawarcie umowy do czasu jego rozpatrzenia.

    Co przygotować
    • Wskaż konkretną czynność lub rozstrzygnięcie i naruszony przepis lub warunek ogłoszenia.
    • Dołącz dowody i podpis osoby uprawnionej.
    • Złóż pismo we właściwym miejscu i terminie.

    Uwaga: Pismo bez wskazania naruszenia rzadko daje szansę na zmianę — opieraj się na dokumentach.

    Więcej: Protest i odwołanie w konkursie NFZ — jak i kiedy złożyć

  10. Zawarcie umowy

    Oddział NFZ i świadczeniodawca

    Umowę zawiera się na warunkach z postępowania i według ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Od tej chwili zaczynają się sprawozdawczość, rozliczenia i obowiązki informacyjne.

    Co przygotować
    • Porównaj projekt umowy z ofertą i wynikiem negocjacji.
    • Ustal w placówce, kto odpowiada za sprawozdawczość i zgłaszanie zmian.
    • Zapisz terminy rozliczeń i obowiązki zgłoszeniowe.

    Uwaga: Każda zmiana personelu, harmonogramu czy miejsca udzielania świadczeń wymaga zgłoszenia, a czasem aneksu.

    Więcej: Ogólne warunki umów NFZ — co oznaczają dla świadczeniodawcy

Po zawarciu umowy

Wraz z umową zaczynają się comiesięczne rozliczenia i sprawozdawczość, obowiązek zgłaszania zmian oraz możliwość kontroli. Zobacz działy Rozliczanie świadczeń, Aneksy i zmiany oraz Kontrole i kary.